Vad du bör tänka på när du bokar hotell för möten

Hotell är bland de bästa platser man kan tänka sig för affärsmöten. Men det är inte alla hotell som lämpar sig att ha möten på. Det gäller att de har rätt utrustning och kan rymma så många, eller få, personer som kommer att delta. Därför bör du inte boka in vilket hotell som helst utan noga ta reda på exakt alla detaljer som rör mötesrummet.
Låter detta som ett stort och tidskrävande jobb? Det kan det vara. Men just av en anledningen finns det bokningssystem att ta till. Här får du en bra överblick över alla detaljer för rummen, och även tider när de finns lediga. Här följer lite av det du bör ha i bakhuvudet innan du bokar in något möte. Och kom ihåg, allt detta finns överskådligt att se om det ingår i ett bokningssystem.

Utrymme och planritning över rummet

Det första du bör ta med i beräkningen är hur många som kommer vara med på mötet. Är ni få, då räcker ett litet rum. Med en stor samling kan det behövas en rejäl lokal, vilket också kan vara större efterfrågan på då det ofta inte finns lika gott om dessa. Oavsett om lokalen ska vara liten eller stor bör du tänka på hur det ser ut där inne. Har alla en bra överblick över vad som visas längst fram? Och hur är akustiken? Hörs det tydligt vad man säger till varandra? Hur är ljuset där inne? Vilka sorts lampor finns det? Och om det finns fönster – åt vilket håll vetter de? Om mötet ska hållas på dagtid och rummet vetter åt söder, finns det solskydd? Stark gassande sol och ett varmt rum kan släcka till och med den största entusiasmen bland deltagarna. Hur kommer deltagarna sitta? Finns det möjlighet till uppdelning i mindre grupper om detta skulle behövas? Vad finns det för service vad gäller mat och kaffeservering? Ligger detta i nära anslutning?

Vilken utrustning har rummet?

Nästa viktiga aspekt och som du lätt kan se i ett bokningssystem är vilken utrustning som finns i rummet. Här kan önskemålen se ut på en mängd olika sätt beroende på vilket sorts möte det gäller. Det man först och främst vill ha är ett väl fungerande Wi-Fi. Men även sådant som visuella hjälpmedel, projektorer och ljud är viktigt. Vad finns det till exempel för möjligheter till videosamtal för eventuella mötesdeltagare som inte har möjlighet att närvara på plats? Till utrustningen hör inte bara vad det finns för teknik, utan även möbler, stolar, bord. Går det att ta in lättare mat och dryck på rummet som passar under kortare pauser?

Plats, parkering och tillgänglighet

Något som är lika betydelsefullt som själva mötesrummet är var hotellet finns beläget. Är det lätt att ta sig dit? Det är viktigt att alla deltagare enkelt kan komma dit. Tänk över varifrån dina deltagare kommer och se till att hotellet finns inom så rimligt avstånd som möjligt för så många av dem som möjligt.

Om många av deltagarna kommer långväga ifrån kan det vara en bra idé att ha mötet på ett hotell i närheten av någon flygplats. Ytterligare en viktig sak är att det finns parkeringsplatser. Att komma till ett möte där parkeringen är full och man måste köra runt länge för att lyckas pressa in bilen någonstans är knappast idealiskt. Vissa möten vill man kanske förlägga till någon stad. Det medföljer ofta att parkeringsmöjligheterna är begränsade. Med ett bra bokningssystem kan du även boka in sådant som transport för deltagarna. Kanske har hotellet någon extra tjänst som innebär att de kan hämta upp deltagarna med buss?